Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah
A. LATAR BELAKANG Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah
Dalam siklus manajemen keuangan, pencatatan barang merupakan bagian dari manajemen asset. Manajemen asset mencakup proses yang menyeluruh dan terpadu mulai dari perencanaan barang hingga ke pelaporannya. Namun demikian, menyesuaikan dengan kemampuan sumber daya yang ada di tingkat sekolah/madrasah maka pada bagian ini hanya akan diberikan hal-hal minimal yang harus dilakukan oleh sekolah/madrasah dalam menginventarisasi barang-barang yang dikuasakan penggunaannya pada sekolah/madrasah sebagai bagian dari manajemen asset daerah, selain juga sebagai salah satu cara memelihara kondisi barang guna mendukung proses belajar mengajar secara optimal.
Sekolah merupakan salah satu unsur pemerintahan daerah yang berada dalam pembinaan DInas Pendidikan Kota/Kabupaten, sementara kedudukan madrasah adalah setara dengan SKPD yang berada dalam pembinaan Kanwil Kemenag di daerah. Sebagai bagian dari perangkat daerah, maka sudah seharusnya sekolah mengikuti aturan yang berlaku di pemerintahan daerah termasuk dalam hal pengelolaan asset/barang. Sedangkan madrasah yang merupakan bagian dari Kementerian Agama juga memiliki kewajiban yang sama dalam pengelolaan asset/barang yang dikuasakan kepada madrasah.
Sejak diluncurkannya Program BOS pada tahun 2005, sebagian besar sekolah di Indonesia sangat bergantung dengan dana BOS. Pemerintah Pusat melalui Kementerian Pendidikan Nasional secara lengkap telah memberikan panduan cara penggunaan dana ini untuk menghindari adanya penyalahgunaan penggunaan dana. Sejalan dengan perkembangan zaman, sejak tahun 2010 dana BOS dapat digunakan untuk membeli perangkat komputer sebagai pendukung kegiatan di sekolah. Dimasa mendatang, tidak tertutup kemungkinan dana ini bisa juga digunakan untuk pembelian barang jenis lain terkait dengan kegiatansekolah.
Karena itulah bab ini secara khusus bertujuan untuk:
1. Memberikan pemahaman tentang pentingnya pencatatan milik sekolah yang merupakan bagian dari barang milik daerah yang ditempatkan di sekolah.
2. Memberikan pengetahuan tentang langkah-langkah yang harus dilakukan ketika menerima pengiriman barang habis pakai yang dipesan dan bagaimana perlakuannya ketika barang tersebut disimpan kemudian disalurkan ataupun diminta untuk digunakan.
3. Memberikan pengetahuan tentang cara melakukan pencatatan barang tidak habis pakai dengan menggunakan kode standar yang digunakan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, serta apa yang harus dilakukan ketika menempatkan/ menyalurkan barang tersebut untuk digunakan di lingkungan sekolah.
B. DASAR HUKUM Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah
Peraturan perundangan yang terkait dengan pencatatan barang merupakan acuan penting bagi daerah terutama dalam penegasan tentang tugas dan tanggung jawab pencatatanbarang, pengelompokkan jenis barang maupun sistem pengkodeannya. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah serta perubahannya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 secara rinci menjelaskan tentang segala hal yang terkait dengan pencatatan barang milik daerah.
Pasal 1 (20) peraturan tersebut menjelaskan tentang definisi dari penatausahaan barang,yaitu rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik Negara/daerah sesuai ketentuan yang berlaku. Sementara inventarisasi sendiri mencakup kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan dan pelaporan hasil pendataan barang milik Negara/daerah. Rangkaian kegiatan tersebut untuk tingkat sekolah menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah yang merupakan Kuasa Pengguna Barang. Pada prakteknya, kepala sekolah dapat mendelegasikan tugas ini.
Untuk melengkapi peraturan pemerintah tersebut, pelaksanaannya diatur dalam Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah. Pada Pasal 6 Ayat 5 peraturan yang menjabarkan secara detail pelaksanaan dari pengelolaan barang daerah, dinyatakan secara jelas bahwa Kepala Unit Pelaksana Teknis Daerah selaku kuasa pengguna barang milik daerah, berwenang dan bertanggung jawab:
1. mengajukan rencana kebutuhan barang milik daerah bagi unit kerja yang dipimpinnya kepada Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan;
2. melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam Daerah selaku kuasa pengguna barang milik daerah, berwenang dan bertanggung jawab:
1. mengajukan rencana kebutuhan barang milik daerah bagi unit kerja yang dipimpinnyakepada Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan;
2. melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya;
3. menggunakan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi unit kerja yang dipimpinnya;
4. mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya;
5. melakukan pengawasan dan pengendalian atas penggunaan barang milik daerah yang ada dalam penguasaannya; dan
6. menyusun dan menyampaikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan
Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) yang berada dalam penguasaannya kepada kepala satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.
Peraturan di tingkat menteri ini juga dilengkapi dengan lampiran mengenai sistem pengkodean barang di tingkat daerah. Sedangkan untuk madrasah, kodefikasi barang mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.
C. TUJUAN PENCATATAN BARANG
Seperti sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya bahwa pencatatan barang sebagai bagian dari menajemen asset adalah merupakan bagian dari pengelolaan keuangan secara keseluruhan maka selain dari menjalankan peraturan dan perundangan yang berlaku, pencatatan barang di tingkat sekolah/madrasah juga dimaksudkan untuk:
1. Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah dimana barang milik sekolah merupakan bagian dari kekayaan daerah.
2. Dalam rangka menjaga kondisi barang milik sekolah guna memastikan pelayanan pendidikan dapat berjalan secara normal. Dengan pencatatan barang secara teratur maka dapat diketahui dengan cepat dan pasti kondisi barang yang ada di sekolah.
3. Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah. Hal ini guna menghindari adanya pemindahtanganan atau penggunaan barang milik sekolah untuk kegiatan yang tidak terkait dengan proses belajar mengajar ataupun tanpa sepengetahuan kuasa pengguna barang (kepala sekolah).
4. Sebagai dasar penyusunan Neraca daerah karena barang milik sekolah adalah bagian dari barang daerah.
Ke-empat tujuan di atas sekaligus mendukung pengelolaan keuangan sekolah secara terpaduguna memberikan layanan pendidikan yang optimal
D. DEFINISI PENCATATAN BARANG
Pencatatan barang merupakan bagian dari penatausahaan barang yang dalam hal ini dilakukan di tingkat sekolah/madrasah. Untuk tingkat sekolah, pencatatan barang dilakukan sejak barang tersebut diterima, disimpan dan kemudian disalurkan atau digunakan sampai padatahap pemeliharaan. Pengadaan barang sejatinya merupakan satu kesatuan dari pencatatan barang namun proses ini tidak akan dibahas dalam sesi ini karena untuk pengadaan barang sekolah/barang mengacu pada panduan BOS terkait pengadaan barang.
Barang yang perlu dicatat di tingkat sekolah/madrasah dibedakan menjadi:
1. Barang habis pakai
Merupakan barang-barang yang digunakan dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah/madrasah dengan masa pakai kurang dari satu tahun. Contoh: kapur tulis, ATK,dll. Tidak ada peraturan khusus yang mengatur mengenai pencatatan barang habis pakai, bahkan untuk saat ini di tingkat sekolah/madrasah tidak diwajibkan untuk melakukan pencatatan barang-barang yang tergolong habis pakai. Namun demikian, pencatatan iniideal dilakukan jika sekolah/madarasah berkeinginan melakukan pengelolaan keuangan sesuai standar umum yang berlaku serta untuk tujuan akuntabilitas penggunaan dana pencatatan. Dengan demikian dapat diketahui tingkat pemakaian rata-rata barang habis pakai yang umum dipakai sehari-hari di sekolah untuk tujuan ketersediaan barangtersebut.
2. Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan dapat digunakan berulangkali. Istilah yang umum digunakan dalam bidang keuangan adalah asset tetap. Yang tergolong dalam barang tidak habis pakai misalnya meja, kursi, komputer, mesin tik, dll. Barang-barang jenis ini dicatat sebagai barang milik daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah, dan merupakan bagian dari aset daerah yang tercatat dalam neraca keuangan daerah. Sesuai peraturan, pengguna barang wajib membuat laporan kepada pengelola barang minimal setiap semester dan tahunan. Umumnya bangunan dan tanah dimana gedung sekolah berdiri tidak masuk dalam pencatatan barang di tingkat sekolah karena sudah dicatat sebagai asset di tingkat dinas, kecuali ada peraturan lain di tingkat daerah yang mewajibkan pencatatan tersebut. Sedangkan untuk bangunan tambahan yang berasal sumbangan ataupun lainnya harus tetap dicatat oleh sekolah.
E. SUMBER BARANG SEKOLAH/MADRASAH
Barang milik sekolah/madrasah dapat berasal dari dua sumber utama, yaitu:
1. Pembelian yang dilakukan oleh sekolah.
Pembelian ini umumnya sudah direncanakan sebelumnya dalam rencana anggaran sekolah. Untuk barang yang tidak habis pakai, barang yang dibeli perlu dilaporkan kepada dinas pendidikan untuk kemudian dicatat sebagai bagian dari barang daerah.
2. Sumbangan, yang berasal dari:
a. Pemerintah
b. Provinsi
c. Kabupaten/Kota
d. Perusahaan
e. Hibah donor
f. Masyarakat
g. Lainnya
F. PENGELOLA BARANG SEKOLAH/MADRASAH
Seperti yang telah dijelaskan di atas, Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang milik daerah di tingkat sekolah merupakan penanggung jawab barang milik sekolah. Dalam prateknya, kepala sekolah dapat mendelegasikan tugas ini kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk. Tanggung jawab yang harus dilakukan dalam rangka pengelolaan barang milik sekolah/madarasah ini adalah:.
1. Pencatatan administrasi barang inventaris dengan pemberian kode.
Pencatatan adalah mendokumentasikan barang yang ada di lingkungan sekolah termasuk memberikan kode-kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan.
2. Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan. Inventarisasi adalah memastikan bahwa barang yang dicatat memang benar ada dan memastikan lokasi/keberadaan barang yang dicatat tersebut.
3. Membuat laporan mutasi barang.
Melaporkan setiap perubahan jumlah, status, dan kondisi yang ada dalam penguasaan sekolah kepada Dinas Pendidikan sebagai kuasa pengguna barang untuk kemudian dilaporkan kepada kepala daerah secara periodik.
4. Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (per triwulan),
5. Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris.
G. ALUR PENCATATAN PENERIMAAN DAN PENGGUNAAN/PENEMPATAN BARANG SEKOLAH
Pengelolaan barang yang baik mencakup tiga tahapan yang utama, yaitu:
1. Penerimaan Barang - baik penerimaan barang dari pembelian maupun penerimaan barang dari sumbangan atau hibah. Barang yang diterima ini dicatat dalam kartu penerimaan barang sebagai bukti penerimaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap penerimaan barang adalah:
a. Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab barang yang ditunjuk.
b. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak pengadaan barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah.
c. Barang yang diterima harus disertai dokumen yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang.
d. Barang diterima jika sesuai dengan isi dokumen pada poin c di atas.
e. Jika ada kekurangan maka barang ditolak atau dibuat tanda terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara barang. Ini tidak berlaku bagi barang sumbangan atau hibah.
f. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah ditandatangani oleh kepala tata usaha.
g. Contoh kartu penerimaan barang dapat dilihat dalam bagian lampiran.
2. Pencatatan Barang – tahap dimana barang yang diterima dicatatkan ke dalam kartukartu barang sesuai jenis barang. Format kartu-kartu barang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dapat dilihat dalam bagian lampiran.
3. Peyimpanan/Penempatan/Penggunaan Barang – pada tahap ini barang ditempatkan/ disalurkan ke lokasi/ruangan yang membutuhkan ataupun kepada orang yang mengajukan permohonan pembelian untuk kemudian dapat digunakan dengan baik.
Untuk barang habis pakai, maka penyimpanan dan penggunaan barang sebaiknyamemperhatikan hal-hal berikut:
1. Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan persediaan dan penggunaan barang
2. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang
3. Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.
4. Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat
5. Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu.
6. Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal penerimaan.
Untuk barang tidak habis pakai, penyimpanan berkaitan erat dengan:
1. Menyimpan, mengatur, dan merawat – perawatan merupakan perbedaan utama dengan barang habis pakai dalam hal masa manfaat yang melebihi 1 tahun sehingga berdampak pada biaya perawatan yang perlu diaanggarakan agar barang dapat digunakan secara optimal.
2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang, dan keadaan persediaan barang ke dalam buku barang menurut jenisnya (format masingmasing kartu dapat dilihat dalam lampiran):
a. kartu inventaris tanah
b. kartu inventaris mesin dan peralatan – digunakan untuk mencatat
• Alat-alat angkutan: Alat Angkutan Darat Bermotor, Alat Angkutan Darat Tak Bermotor, dan lain-lain.
• Alat-alat bengkel dan alat ukur: Alat Bengkel Bermotor, Alat Bengkel Tak Bermotor, dan lain-lain
• Alat-alat kantor dan rumah tangga: Alat Kantor, Alat Rumah Tangga, dan lainlain.
• Alat-alat laboratorium: Unit Alat Laboratorium, Alat Peraga/Praktek Sekolah
dan lain-lain.
c. Kartu inventaris gedung dan bangunan
d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya – digunakan juga untuk mencatat:
• Buku dan perpustakaan
• Buku seperti Buku Umum Filsafat, Agama, Ilmu Sosial, Ilmu Bahasa, Matematika dan Pengetahuan Alam, Ilmu Pengetahuan Praktis, Arsitektur, Kesenian Olahraga Geografi, Biografi, sejarah dan lain-lain
• Barang bercorak kesenian/kebudayaan
• Barang Bercorak Kesenian, Kebudayan seperti: Pahatan, Lukisan, Alat-alat Kesenian, Alat Olahraga, Tanda Penghargaan, dan lain-lain
3. Membuat laporan berkala.
Berbeda dengan barang habis pakai yang setelah diminta untuk digunakan tidak perlu
dipantau keberadaannya, untuk barang tidak habis pakai pemakain atau penempatan
barang harus dicatat dengan baik dan jelas. Ini berkaitan erat dengan masalah
pengamanan dan pemeliharaan yang dinyatakan dalam PP 6/2006 Pasal 8 Ayat 2 butir
e bahwa: “Pengguna barang wajib mengamankan dan memelihara barang milik daerah
yang berada dalam penguasaanya”.
Untuk memudahkan proses tersebut, maka digunakanlah kartu inventaris ruang yang
ditempatkan di setiap ruangan dan berisikan barang apa saja yang ada di ruangan
tersebut dan bagaimana kondisinya. Kartu inventaris ruang mutlak harus diperbaharui
untuk dapat mengetahui penambahan, pengurangan maupun pergerakan barangbarang
yang berada di lingkungan sekolah. Berkaitan erat dengan masalah
pemeliharaan dan keamanan, maka kartu ini diperbaharui minimal enam bulan sekali
dan disaat bersamaan penanggung jawab melakukan pemeriksaan atas kondisi barang
dan memastikan keberadaannya.
Format kartu inventaris ruang dapat dilihat dalam bagian lampiran.
H. PENULISAN KODE BARANG
Kode yang digunakan mengacu pada Lampiran Permendagri 17/2007 untuk sekolah negeri, sedangkan untuk madrasah negeri mengacu pada Permenkeu 29/PMK.06/2010. Pada dasarnya keduanya sama-sama terdiri dari 14 digit, dengan kode golongan, bidang, kelompok, sub-kelompok dan sub sub-kelompok yang dapat dilihat dalam peraturan terkait.
Contoh penulisan arti dari kode yang digunakan adalah sebagai berikut:
02.06.03.02.01.003
Kode barang mengandung arti:
02: Kode golongan barang - Peralatan dan Mesin
06: Kode bidang - Alat Kantor
03: Kode kelompok - Komputer
01: Kode sub-kelompok - Personal Komputer
01: Kode sub sub-kelompok - PC unit
0003: Kode Register
Kode register merupakan kode unik yang tidak diatur secara khusus dalam peraturan perundangan, melainkan kode unik yang ditetapkan oleh masing-masing sekolah:
1. Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang sejenis,tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis: 0001 s/d 0150.
2. Nomer register juga bisa diambil dari nomor rangka/nomor produksi yang melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang tercantum diunit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka terakhir)
3. Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan
Baca juga: Tentang aplikasi aset daerah Aplikasi Simda
Demikian postingan ini, semoga bermanfaat