Kode Kearsipan Nomor Surat Dinas
Surat dinas biasanya memiliki nomoer kode-kode tertentu yang juga ternyata ada fungsi dan tujuan. Salah satu fungsi dari kode tersebut adalah untuk kearsipan. Tujuan kerasipan antara lain adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk itu maka diperlukan sistem pengendalian arsip. Dan pada kesempatan ini saya akan memposting ringkasan atau yang sering ditemukan operator sekolah. Kode Kearsipan ini bersumber dari buku "Pola Klasifikasi Kerasipan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah Tinggat I Jawa Tengah (Sitem Nomor)"
(Lihat juga: Aplikasi Amplop Surat Excel)
| Kode | Klasifikasi |
| 000 | UMUM |
| 001 | Lambang |
| 001.1 | Garuda |
| 001.2 | Bendera Kebangsaan |
| 002 | Tanda Kehoramatan/Pengahargaan |
| 003 | Hari Raya/Besar |
| 003.1 | Nasional, 17 Agustus, Hari Pahlawan |
| 004 | Ucapan |
| 004.1 | Terima Kasih |
| 004.2 | Selamat |
| 004.3 | Mohon diri |
| 004.5 | Ucapan Lainnya |
| 005 | Undangan |
| 007 | Tanda Gambar Presiden, Wakil Presiden, Pejabat Pemerintah |
| 010 | Urusan Dalam |
| 011.1 | Instalasi Listrik |
| 011.2 | Telepon |
| 011.4 | Air Minum |
| 012 | Rumah Dinas |
| 012.1 | Taman untuk Rumah Dinas |
| 012.2 | Perabotan |
| 017 | Kemanan/Tatib Kantor |
| 018 | Kebersihan Kantor |
| 019 | Protokol |
| 019.1 | Upacara Bendera |
| 019.2 | Kerjasama |
| 020 | Perlalatan |
| 021 | Alata Tulis |
| 022 | Mesin kantor |
| 022.1 | Manual |
| 022.2 | Elektronik |
| 023 | Perabot kantor |
| 024 | Alat angkutan |
| 025 | Pakain Sinas |
| 028.1 | Penghapusan |
| 030 | Kekayaan Daerah |
| 031 | Tanah, Kebun, dll |
| 032 | Gedung, Asrama dll |
| 040 | Perpustakaan/Dokumen/Kearsipan |
| 041 | Perpustakaan |
| 041.4 | Perpustakaan Sekolah |
| 041.6 | Pengadaan Bahan Pustaka |
| 041.7 | Pelayanan |
| 041.8 | Pemeliharaan |
| 041.9 | Kerajasama antar Perpustakaan |
| 042 | Dokumentasi |
| 045 | Kearsipan |
| 045.1 | Ekspedisi |
| 045.2 | Surat Pengantar |
| 045.3 | Salah Kirim |
| 045.6 | Penyusutan arsip |
| 045.63 | Pemusnahan Arsip |
| 045.8 | Pemeliharaan/perawatan arsip |
| 047 | Telegram/Telex/Radio |
| 048 | Data Elektronik |
| 050 | Perenacaan |
| 420 | PENDIDIKAN |
| 421 | Sekolah |
| 421.1 | Prasekolah |
| 421.2 | Sekolah Dasar |
| 421.6 | Kegiatan Sekolah Dies Natalis - Lustrum |
| 421.7 | Kegiatan Pelajar: Reuni, Dharama wisata, lomba, siswa teladan |
| 421.9 | Pendidikan Luar Sekolah |
| 422 | Administrasi Sekolah |
| 422.1 | Persyaratan masuk sekolah, testing, ujian pendafataran |
| 422.2 | Tahun Pelajaran |
| 422.3 | Hari Libur |
| 422.4 | Uang Sekolah, SPP |
| 422.5 | Bea Siswa |
| 422.6 | Ijazah |
| 423 | Metode Belajar |
| 423.1 | Kuliah |
| 423.2 | Ceramah, Simposium, Seminar |
| 423.3 | Diskusi |
| 423.4 | Kuliah lapangan, Widya wisata, KKN, PPL |
| 423.5 | Kurikulum |
| 423.6 | Karya Tulis Ilmiah |
| 423.7 | Ujian |
| 424 | Tenaga Pengajar, Guru Guru Berprestasi |
| 425 | Sarana Pendidikan |
| 425.1 | Gedung |
| 425.11 | Gedung Sekolah |
| 425.12 | Kampus |
| 425.13 | Pusat Kegiatan |
| 425.14 | Perpustakaan |
| 425.15 | Laboratorium |
| 425.2 | Buku |
| 425.3 | Perlengkapan Sekolah |
| 425.4 | Sistem Informasi Pendidikan |
| 426 | Keolahragaan |
| 526.1 | Cabang Olahraga |
| 426.2 | Sarana |
| 426.21 | Gedung Olahraga |
| 426.22 | Stadion |
| 426.23 | Lapangan |
| 426.24 | Kolam Renang |
| 426.3 | Pesta Olahraga, PON, PORSADA, Olympiade, PORSENI |
| 426.4 | Hobby |
| 427 | Kemudaan |
| 428 | Pramuka |
| 429 | Pendidikan Kedinasan |
| 430 | Kebudayaan |
| 431 | Kesenian |
| 431.1 | Cabang Kesenian |
| 431.2 | Sarana |
| 433 | Sejarah |
| 434 | Bahasa |
| 437 | Festival, pentas seni |
| 440 | Kesehatan |
| 441 | Pembinaan Kesehatan |
| 441.1 | Gigi |
| 411.2 | Mata |
| 411.5 | Usaha Kesehatan Sekolah |
| 442 | Obat-Obatan |
| 450 | Agama |
| 451 | Islam |
| 451.1 | Peribadatan |
| 451.2 | Rumah Sholat |
| 452 | Protestan |
| 453 | Katholik |
| 454 | Hindu |
| 455 | Budha |
| 800 | KEPEGAWAIAN |
| 810 | PENGADAAN |
| 811 | Lamaran |
| 811.2 | Testing |
| 811.2 | Sreaning |
| 811.3 | Panggilan |
| 813 | Pengangkatan Capeg |
| 813.1 | Pengangaktan Capeg Gol I |
| 813.2 | Pengangkatan Capeg Gol II |
| 813.3 | Pengangkatan Capeg Gol III |
| 813.4 | Pengangkatan Capeg Gol IV |
| 813.5 | Pengangkatan Calong Guru |
| 820 | MUTASI |
| 820.1 | Golongan I |
| 820.2 | Golongan II |
| 820.3 | Golongan III |
| 820.4 | Golongan IV |
| 820.5 | Fungsional |
| 821 | Pengangkatan |
| 821.1 | Pengankatan PNS |
| 821.11 | Pengangkatan PNS Gol I |
| 821.12 | Pengangkatan PNS Gol II |
| 821.13 | Pengangkatan PNS Gol III |
| 821.14 | Pengangkatan PNS Gol IV |
| 821.2 | Pengangkatan dalam jabatan/pembebasan, berita acara serah terima jabatan |
| 822 | Kenaikan Gaji Berkala |
| 822.1 | Peg. Gol I |
| 822.2 | Peg. Gol II |
| 822.3 | Peg. Gol III |
| 822.4 | Peg. Gol IV |
| 823 | Kenaikan Pangkat/Pengangkatan |
| 823.1 | Peg. Gol I |
| 823.2 | Peg. Gol II |
| 823.3 | Peg. Gol III |
| 823.4 | Peg. Gol IV |
| 426.5 | Izin Belajar |
| 830 | Kedudukan |
| 833 | Penghargaan Ijazah |
| 840 | Kesejahteraan Pegawai |
| 841 | Tunjangan |
| 841.1 | Jabatan |
| 841.2 | Kehormatan |
| 841.3 | Kematian |
| 841.4 | Hari Raya |
| 841.5 | Perjalanan Pindah / Cuti Pindah |
| 841.6 | Keluarga |
| 841.7 | Pangan, uang makan |
| 842 | Dana |
| 842.1 | Taspen |
| 842.2 | Kesehatan |
| 842.3 | Asuransi |
| 850 | Cuti |
| 851 | Tahuan |
| 852 | Besar |
| 853 | Sakit |
| 854 | Hamil |
| 855 | Naik Haji |
| 856 | Diluara tanggungan negara |
| 857 | Alasan lain |
| 860 | Penilaian |
| 861 | Penghargaan |
| 862 | Hukuman |
| 862.1 | Teguran/Peringatan |
| 862.2 | Penundaan kenaikan gaji |
| 862.3 | Penurunan pangkat |
| 862.4 | Pemindahan |
| 863 | Kondite |
| 870 | Tata Usaha Kepegawaian |
| 871 | Formasi |
| 873 | Registrasi |
| 873.1 | NIP |
| 873.2 | KARPEG |
| 873.4 | Daftar Keluarga |
| 873.5 | Karis/Karsu |
| 874 | Daftar Riwayat Pekerjaan |
| 874.1 | Tanggal Lahir |
| 874.2 | Penggantian Nama |
| 875.1 | Pelimpahan Wewenang |
| 877 | Sumpah / Janji |
| 878 | Korps Kepegawaian |
| 880 | Pemberhentian |
| 881 | Permintaan Sendiri |
| 882 | Dengan Hak Pensiun |
| 882.1 | Hak Pensiun PNS Gol. I |
| 882.2 | Hak Pensiun PNS Gol. II |
| 882.3 | Hak Pensiun PNS Gol. III |
| 882.4 | Hak Pensiun PNS Gol. IV |
| 882.5 | Pensiun Janda/Duda |
| 882.6 | Pensiun Yatim Piatu |
| 882.7 | Uang Muka pensiun |
| 883 | Karena meninggal |
| 883.1 | Karena meninggal dalam tugas |
| 884 | Alasan lain |
| 888 | Tidak dengan hormat |
| 900 | Keuangan |
Semoga bermanfaat.